Kako Napisati Ponudu Klijentu Koja Će Biti Prihvaćena


Kako Napisati Ponudu Klijentu Koja Će Biti Prihvaćena

Suštinska svrha biznisa je naravno ostvariti profit. Svakako, voleti ono što radite, ono što Vas ispunjava i za šta smatrate da ste dobri.

Ukoliko to čime se bavite doživljavate kao biznis i ukoliko želite da napreduje u trenutno nametnutom kapitalističkom sistemu, obezbeđenje finansijskih sredstava je esencijalna nužda, potreba za sve ostalo.

Ukoliko želite da Vaša ideja poput zasejanog semena nikne i izraste u prelep cvet, pored ljubavi ka onome čime se bavite neophodni su i resursi.

Da biste ih obezbedili, postoji niz elemenata, ali sve kreće od klijenta, a inicijalan zahtev je sam start trke.
Svaki novi zahtev za projekat nudi u sebi novu šansu za uspeh i tako ga treba i posmatrati.

 

E-mail ili telefon? Koje je najbolje sredstvo komunikacije za ovu priliku

Zahtevi klijenata dolaze najčešće putem e-maila. Popriličan broj zahteva za procenu projekta se ostvari i putem telefona, ali zbog opšte prihvaćenog načina komunikacije u ovom slučaju, mogućnosti za detaljnije objašnjenje, e-mail zahtev je mnogo češća opcija.

E-mail klijentima pruža mogućnost da jednostavno isti pošalju na više konkurentskih adresa, njihova lokacija je u ovom slučaju nebitna, mogućnost dodavanja attachmenta u e-mailu je prednost, a na kraju krajeva je i besplatno.

Svakako da je i Vama koji pišete ponudu za klijente ovo i najednostavnija opcija, jer poslednje što želite jeste pitanje preko telefona: „Pošto Vam je sajt?“.

Razgovor preko telefona ima svoje prednosti, poput “žive reči”, ostavljanja dobrog utiska i pridobijanja poverenja, ali kako god da okrenete, posle razgovora ide pismena prepiska.

Nekada upit stigne sa predefinisane online forme ukoliko je imate na sajtu, a nekada kao klasčian e-mail upit.

Ovog puta ćemo analizirati standardan email zahtev gde klijent svojim rečima opiše potencijalan projekat.

 

Ključne stavke kako kreirati kvalitetnu ponudu

 

  1. Psihologija klijenta

Već na osnovu nekoliko reči u mail-u možete proceniti tip klijenta, njegovu kompetentnost u Vašoj oblasti, da li je svestan kompleksnosti njegovih zahteva i da li je svestan budžeta neophodnog za projekat.

Po načinu pisanja mail-a, od toga kako Vam se obratio, koliko je bio detaljan u objašnjavanju zahteva, možete već u samom startu prikupiti inicijalne informacije za ponudu.

Često je moguće napraviti pogrešnu procenu klijenta, ali procenat greške se smanjuje sa iskustvom i brojem obrađenih zahteva.

Ponekad je moguće da i sam zahtev namerno nije relevantan.

  • Namerno nije korišten kompanijski mail koji nije sa domenom u svrsi da se dobije niža ponuda i ne prikaže koja je kompanija u pitanju.
  • Čest je slučaj i da se izbegava otkrivanje koja je država u pitanju.
  • Ponekada konkurencija istražuje i opipava tržište pa i sam e-mail zahtev nije relevantan.

Međutim, Vaša ponuda ne bi trebalo samo da se zasniva na percepciji klijenta, već isključivo da bude što bolja procena kompleksnosti projekta, neophodnih resursa, neophodnog vremena za realizaciju i na osnovu ovih parametara se kreira i cenovna ponuda.

Veličina kompanije, lokacija na kojoj se nalazi, ne bi smelo da imaju uticaj na Vašu cenovnu ponudu. Jedino odnos uloženog vremena, ljudskih resursa jeste relevantan parametar za ponudu.

Postoji i scenario kada ćete dobiti upit za izuzentno kompleksan projekat, a sve u jednoj rečenici.

Poput: „Želeo bih sajt poput Pinteresta“

Svakako da klijent koji je ozbiljan, ozbiljno shvata kompleksnost projekta koji zahteva, neće poslati jednu rečenicu i zbog toga treba dobro planirati i svoje vreme, resurse i ne trošiti previše vremena na odgovor. U poslovnom svetu valjalo bi da praktično svaki upit bude obrađen, ali onda na ovakve upite treba odgovoriti već unapred pripremljenim šablonom.

Na primer: „Drago nam je da ste nas kontaktirali, zamolili bi Vas da nam pošaljete kompletnu, detaljnu specifikaciju za potencijalan projekat. Hvala unapred!“

Postoje i klijenti koji ne mogu dovoljno dobro da objasne ono što žele i onda im je neophodno poslati unapred pripremljenu projektnu dokumentaciju koju bi trebalo da popune i time Vam omoguće više korisnih parametara.

Preporučujemo da ne prepuštate olako nijedan upit slučaju, već da ukoliko vidite da se klijent ne snalazi sa objašnjavanjem, ga nazovete, usmeno prođete elemente projekta ili zakažete sastanak, lično ili putem Skype-a.

Klijenti cene svoje vreme i ukoliko su već ušli u podužu prepisku sa Vama, to je znak da ste na korak od prihvaćanja ponude.

Pokušajte da prepiska traje dovoljno da dobijete sve informacije i da približite svoju digitalnu agenciju klijentu, a opet da ne bude previše dugačka prepiska kako bi nepotrebno potrošili obostrano vreme.

 

  1. Forma ponude

Ponudu je moguće poslati u obliku PDF dokumenta kao prilog u mail-u, samo kao tekstualni email bez attachment-a ili kombinaciju obe varijante.

Preporučujemo kombinaciju i uvodnog personalizovanog pristupa gde se sa nekoliko rečenica obraćate klijentu i dajete mu do znanja da ste dobro analizirali potencijalan projekat, a sve to uz kompletnu ponudu na PDF dokumentu/memorandumu agencije.

 

  1. Konstruisanje ponude

Svaka ponuda bi trebala da ima:

1. Uvod
2. Vaše kratko predstavljanje, reference, opis tima na potencijalnom projektu
3. Opis tehničkog rešenja, koje se tehnologije koriste
4. Šta tačno klijent dobija, koje funkcionalnosti, šta mu je omogućeno i koje su prednosti
5. Dodatni elementi
6. Vremenski rok
7. Cenovnu ponuda
8. Završna poruka

 

3.1. Uvod

Način na koji se obraćate klijentu može da ima različite forme, a najčešće počinje sa Poštovani/a.

U uvodu možete reći nešto više o tome kako ste Vi doživeli potencijalni projekat. Ukoliko zaista i jeste za Vas inspirativan onda treba to i naglasiti.

Klijenti vole da znaju da se njihov projekat/ideja posmatraju sa pažnjom, da neće biti samo šablonski pritup.

 

3.2. Vaše kratko predstavljanje, reference, opis tima na potencijalnom projektu

Ovde imate nešto malo prostora da se predstavite. Malo iz razloga jer je klijentima bitno šta dobijaju, koja je cena i rok. Ipak, treba im dati do znanja, da Vam ovo nije prvi projekat, da navedete neke svoje reference u prilogu, kažete rečenicu dve o kompaniji ili se pozovete na neki članak koji Vam obezbeđuje kredibilitet.

Ostavljanje prvog utiska je veoma bitno i može da napravi razliku.

 

3.3. Opis tehničkog rešenja, koje se tehnologije koriste

Budite transparentni i navedite tačno koje tehnologije ćete koristiti. Da li će to biti Custom CMS, WordPress platforma, Drupal, Magento ili nešto peto.

Bitno je da znaju da li su u pitanju ASP ili PHP, da li se podrazumeva da ćete web sajt prilagoditi svim prenosivim uređajima. Da li će kod biti validan, dizajn unikatan ili će se koristiti neka tema u dogovoru sa klijentom.

Što detaljnije sve navedete to će biti lakše u nastavku saradnje. Uvek možete da se pozovete na ono što ste naveli da nudite, a ono čega nema je dodatno.

 

3.4. Šta tačno klijent dobija, koje funkcionalnosti, šta mu je omogućeno i koje su prednosti

Dešava se da klijenti ne znaju šta je CMS i potrebno je naglasiti šta će oni moći naknadno da menjaju, a šta ne. Takođe unapred dogovoriti ko inicijalno unosi sadržaj. Dogovoriti obuku.

 

3.5. Dodatni elementi

Bitno je objasniti šta predstavlja održavanje sajta. Šta je to što radi web hosting podrška, a koji je Vaš deo posla.

Upoznati klijenta sa mogućim scenarijima u budućnosti. Ukoliko se radi o hakovanju, ažuriranju platforme, skripti, ukoliko se nešto poremeti na sajtu, bekapi, sve je neophodno unapred definisati.

Na primer, ko obezbeđuje slike za web sajt. Da li klijent kupuje stock photos u dogovoru sa dizajnerom ili se to uračunava unapred u cenu.

U jednu ruku ćete sebe na vreme obezbediti od neželjenih situacija, da recimo posle 2 godine ispravljate neki bug, a i klijentu će biti jasno sa čime sve može da se suoči.

 

3.6. Vremenski rok

Budite realni u projektovanju rokova. Komplikacije su uvek moguće i imajte ih u vidu. Bolje je da kažete koji dan više i da klijent bude zadovoljan projektom koji je završen na vreme, nego da pokušate da kratkoročno pridobijete klijenta brzinom izrade.

 

3.7. Cenovna ponuda

Kvalitet i cena se razlikuju od kompanije do kompanije, ali što kažu svaka roba ima svog kupca. Nekada će neko izabrati daleko nižu ponudu od Vaše, ali postoji mogućnost i da se vrati sa ponovnim zahtevom jer nije bio zadovoljan.

Konkurencija je velika i treba se boriti za svakog klijenta, te razmišljati i dugoročno.

Najčešće tim koji pobeđuje se ne menja, a nekada je to i važnije od kratkoročne zarade.

Biznis se gradi godinama i zato treba pažljivo donositi odluke i birati prave poteze, a sve počinje od upita i slanja ponude.

 

 

Dejan Popović

Founder at PopArt Studio d.o.o.

Latest posts by Dejan Popović (see all)

facebook
twitter
google
pinterest