Kako unaprediti upravljanje projektima


Kako unaprediti upravljanje projektima

Upravljanje projektom je složen poslovni poduhvat koji se preduzima da bi se dostigli unapred postavljeni ciljevi u okviru predviđenog vremenskog roka i u saglasnosti s predviđenim troškovima.

Potreba za upravljanjem projekata je vođena od strane kompanija koje realizuju prednosti organizovanja rada, kao i kritičnu potrebu da komuniciraju i koordiniraju preko tima i klijenata. Ako želite da budete efektivan menadžer (rukovodilac) projekta, morate biti u stanju da razvijate i kreirate rešenja.

Kako bismo vam pomogli u poboljšanju procesa rukovođenja projektima, koje uključuje operacije poput delegiranja radnih zadataka, tip ličnosti koja upravlja timom, poslovnu etiku i sl, sastavili smo ovaj spisak od 12 tačaka koje svaki rukovodilac projekta treba da poštuje:


Poslovne svrhe projekta

Nacrt projektaje grafički pregled ciljeva i isporuka projekta koji se nalaze na vremenskoj osi na visokom nivou. Plan projekta je opširniji i sadrži više opisa u svakoj fazi operacije a nacrt služi kao skica za detaljniji crtež koji će kasnije nastati, ili kao smernica za put koji vodi do cilja tj. krajnje svrhe. Taj nacrt čine:

  • ciljevi projekta
  • vremenski okvir koji ukazuje na raspored faza projekta
  • važne prekretnice i datum isporučivanja projekta
  • mogući rizici
  • zavisnost projekta

Delegiranje radnih zadataka

Ova stavka podrazumeva sposobnost razumevanja zahteva klijenata i rukovođenje članovima tima u vašoj organizaciji (firmi). Projekti moraju biti raspoređeni po ulogama i svaki učesnik mora uzimati u obzir cilj celokupnog projekta prilikom izrade svog dela zadatka. Vremenski period treba realno rasporediti, uzevši u obzir i brzinu obavljanja zadatka, odnosno to da je nekome potrebno više a nekome manje vremena za ispunjavanje određenog dela radnog zadatka.


Donošenja odluka

Odluke treba donositi objektivno, a moguće probleme koji bi mogli da se pojave treba jasno definisati i preformulisati. Zato precizno izdefinisana odluka ne bi trebalo da stvara ni konfuziju ni zastoj u projektu. Upravo se iz tog razloga često primenjuje tehnika neposrednih asocijacija (eng. brainstorming) zbog raznolikosti u razmišljanju, rešavanju problema i stvaranju novih ideja.


Psihološki tip ličnosti pogodan za upravljanje timom i klijentima

Turbulentna vremena sve nas stavljaju na iskušenje. Situacije koje na prvi pogled deluju bezazleno mogu vas dovesti u ozbiljne probleme. Zbog toga je neophodno imati takav tip ličnosti koji vam pomaže da u svakom trenutku čitav proces držite pod kontrolom kako bi sve funkcionisalo na što višem nivou. Dobra organizovanost podrazumeva i adekvatne alate i programe za upravljanje projektima.


Strateške operacije

Rukovodilac projekta mora biti sposoban da jasno artikuliše plan rada projekta, njegove zavisnosti, a takođe je zadužen i za kvalitet isporučenog rezultata. Neophodno je da budete strateški, taktički i operativno orijentisani i da na najbolji način kreirate jedinstven plan svakog projekta. Uvek postoji mogućnost da znate manje od drugih, ali i to da njihovo znanje u stvari može da postane vaša prednost.


Poslovna etika

Poslovna etika je jedan od najvažnijih preduslova za stvaranje istinski dobrih rukovodilaca projektima. Izbegavajte da pokazujete predrasude prema bilo kom članu tima ili organizacije zainteresovanih strana i uvek odgovorno obavljajte svoj posao.


Otpočinjanje rada na projektu – nadgledanje i praćenje

Definisanje faza projekata za koji je odgovoran projektni tim, odnosno koji su članovi tima zaduženi za dati projekat, sastoji se iz sledećih stavki:

  1. autorizacija i utvrđivanje (potreba) projekta
  2. obim projekta. Treba da sadrži sledeće stavke:

2.1. početak i kraj projekta

Trajanje celokupnog projekta mora biti unapred definisano u celosti da bi se znali datumi početka i kraja projekta.

2.2. upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom podrazumeva koliko vremena članovi tima utroše na zadati projekat. Složenost projekta od velikog je značaja za njegovo izvođenje i za raspored delegiranja zadataka. Da bi se izračunalo vreme koje je potrebno za završetak projekta potrebno je uraditi Gantov dijagram.

2.3. upravljanje kvalitetom

Kvalitet i budžet definišu se na osnovu zahteva projekta. Složenost samog projekta može uticati i na upotrebu raznih analiza i alata da bi se ostvario željeni kvalitet koji zahteva klijent, te je potrebno biti u stanju da se na odgovarajući način odgovori brojnim zahtevima.

2.4. upravljanje rizicima

Kada je reč o rizicima, najčešće se definišu poslovni i projektni rizici. Poslovni rizik se vezuje za mogućnost da projekat ne ostvari krajnji rezultat koji se očekuje, odnosno da se ne proizvede očekivani proizvod. S druge strane, projektni rizik se odnosi na pretnje vezane za upravljanje projektom. Upravljanje rizikom obuhvata dve faze:

1) analizu rizika koja podrazumeva aktivnosti vezane za identifikaciju i procenu rizika, kao i procenu mogućeg uticaja na projekat.

2) upravljanje rizikom koje obuhvata planiranje, praćenje i kontrolu postupaka kojima će se adekvatno odgovoriti na rizik.

2.5.  upravljanje budžetom

Neka od osnovnih i bitnih pitanja vezana za upravljanje budžetom:

  • Koliko vam je potrebno vremena za izradu projekta?
  • Koliko je projekat složen?
  • Koliko članova je uključeno u projekat i koliko je radnih sati potrošeno u radu na projektu?
  • Koji su neočekivani parametri uticali ili mogu uticati na zadati projekat?

Kada se sve ovo sabere, treba jasno odrediti tačnu sumu koja je gornja granica budžeta.

2.6. metodologija upravljanja projektima (broj obrazaca, dijagrama, čekliste)

Postoje razni programi koji mogu da pomognu u upravljanju specifičnim projektima, kao što su MS Project, OneNote, Vivify Scrum… Na kraju krajeva, sve zavisi i od tima u kojem radite i tipa rukovodioca projekta na kome radite, kao npr:

  • razvoj proizvoda (eng. product development)
  • istraživanje (eng. research)
  • inženjerstvo (eng. engineering)
  • razvoj sistema (eng. systems development)

2.7. koristite procenjenje alate za stopu kriterijuma uspeha i neuspeha projekta na osnovu izvedenih projekata

Stopa kriterijuma (ne)uspeha pokazuje u kom se smeru ide i gde se prave greške. Statistika je uvek od velike pomoći pri izradi projekata jer se na taj način lako uvidi greška ili parameter koji je negativno uticao na projekat.


Komunikacija na najvišem nivou

Bez obzira na veličinu firme, mora postojati komunikacija među zaposlenima. Da li u pogledu razmene podatka, nekog novog saznanja ili slično. Recimo, direktor jedne veće firme nije znao da odgovori na pitanje kako se zove vratar u njegovoj firmi. S obzirom ne to da nije postojala komunikacija među njima, i u slučaju da bi direktoru bila potrebna neka informacija, ili prosto ključ od ulaznih vrata, on ne bi znao ime osobe kojoj treba da se obrati. Ovo samo ide u prilog tome koliko je ključno da svi članovi tima, bez obzira na poziciju, moraju imati dobru komunikaciju.


Integritet i autoritet nad timom

Rukovodilac projekta mora biti u stanju da stekne poštovanje tima i mora biti vešt u upravljanju virtuelnim timovima (ali samo ako članovi tima, premda fizički odsutni, odrade sve što je u okviru njihove dužnosti).


Iskustvo i učenje

Stečeno iskustvo kroz godine rada treba da vam da motivaciju da nastavite dalje, ali je učenje ono što razvija svakog stručnjaka. Bez obzira na nivo znanja i iskustva, uvek treba biti spreman na izazove koji vam mogu poslužiti da logično sagledate stvari. U trenutku kada prestanete da učite, prestajete i da se nadograđujete. Samo nastavite da učite i unapređujete svoje znanje, a uloženi trud će vam se vratiti kroz poboljšanje stručnosti i proširivanje iskustva.


Odgovornost

Morate biti spremni da prihvatite odgovornost za rezultate i da ne svaljujete krivicu na nekog drugog kada stvari ne idu svojim tokom. Ako ne vodite računa o tome šta se radi u svakoj fazi, vrlo lako može doći do kolapsa. Takođe, ako na početku ili sredini projekta niste uradili sve što je planirano, sve što se posle toga uradi može biti uzaludno. Svaka faza mora biti ispraćena i istestirana da bi se došlo do dobrog razultata.


Davanje povratnih informacija

Povratne informacije (eng. feedback) treba prikupljati tokom celog projekta, a ne samo po njegovom okončanju. Informacija je novo saznanje. Bez tog novog saznanja ne možemo dalje da radimo. U praksi se pokazalo da na osnovu povratnih informacija možemo pročitati šta sagovornik ili poslovni partner (ne)želi da uradimo.

Sve u svemu, dobar rukovodilac projekta mora uvek imati na umu da od njegovog planiranja i načina suočavanja sa izazovima zavisi i krajnji ishod projekta. Čvrst pristup, promišljenost i staloženost pomoći će u suočavanju s najvećim izazovima.


Šta vi mislite, da li smo nešto propustili? Slobodno nam recite koje vi taktike primenjujete u unapređenju upravljanja projektima.

Jelena Lukajić

Latest posts by Jelena Lukajić (see all)

facebook
twitter
google
pinterest